Digitale Akten

Vertragsakt

Verwalten Sie Ihre Verträge über den gesamten Lebenszyklus zentral, übersichtlich und fristgerecht. Minimieren Sie Ihre Risiken und vereinfachen Sie die Prozessverantwor- tung. Alle Verträge immer im Zugriff – im Unternehmen, im Home Office oder unterwegs.

Behalten Sie den Überblick auf alle geschlossenen Verträge und erhalten Sie elektronische Unterstützung bei der Erstellung neuer Verträge durch Vertragsvorlagen. Selbst das Fristenmanagement gelingt mit der Vertragsmanagement Lösung im Handumdrehen: Vor Ablauf der Fristen werden Sie automatisch erinnert.

  • Verträge erstellen: Einheiliche Templates, einfache Neuerstellung
  • Zusammenarbeiten: Verträge gemeinsam bearbeiten
  • Verträge digital unterschreiben: Beweiskräftig durch digitale Signatur
  • Verträge archivieren: Revisionssicher und wiederauffindbar

Projektakt

Projekte erzeugen und benötigen eine Vielzahl von Daten und Dokumente. Diese zu verwalten und bereitzustellen bilden den Grundstein für einen erfolgreichen Projektverlauf. Angepasst an den Umfang des Projektes: als kleine, strukturierte Ablage oder als eine umfangreiche, zentrale Wissensdatenbank.

Strukturiert nach Aktenbetreff und Vorgang finden Mitarbeiter Dateien (z.B. eingescannte Verträge, E-Mails mit Anhängen oder Fotos zur Dokumentation) und Daten (z.B. Kontaktdaten der Stakeholder, Zeitangaben zu Korrespondenzen oder Fälligkeitsfristen für einen Vertrag). Zugang zu den einzelnen Vorgängen haben interne sowie externe Projektmitarbeiter ortsunabhängig über den Webbrowser oder per App.

  • Transparente, strukturierte Informationsverwaltung
  • Umfangreiche Dokumentenmanangement-Funktionen
  • Zugang für interne und Externe Projektmitarbeiter
  • Flexible Anpassung an das jeweilige Projekt
  • Schneller Zugriff durch nachhaltige Struktur - für Ablage und Recherche

Personalakt

Der digitale Personalakt ist die sichere Aktenlösung für die Personalabteilung und wesentlicher Bestandteil zeitgemäßer HR-Prozesse. Kosten werden reduziert und Arbeitsabläufe beschleunigt. Revisionssicher und ortsunabhängiger Zugriff bei Ablage und Suche.

Alle für die Personalabteilung relevanten Dokumente – vom Bewerbungsakt bis hin zu Verträgen mit Leiharbeitsfirmen und externen Beratern – werden erfasst, indexiert, zentral abgelegt und revisionssicher archiviert. Dadurch erhalten die Sachbearbeiter jederzeit Zugriff auf die benötigten Informationen. Kurzum: Sämtliche Vorgänge werden mit modernster Technologie elektronisch abgebildet und sorgen für ein effizientes Personalmanagement.

  • Flexible Abbildung der Personalprozesse
  • Umfangreiche Dokumentenmanangement-Funktionen
  • Rechtskonforme Organisation und revisionssichere Archivierung
  • Schneller Zugriff durch nachhaltige Struktur - für Ablage und Recherche
  • Einfache und intuitive Bedienung
  • Mobiler und ortsunabhängiger Zugriff

Kunden/Lieferantenakt

Alle geschäftsrelevanten Daten zu Ihren Kunden und Lieferanten auf einen Blick. Übersichtlich, zentral, vollständig und jederzeit aktualisierbar. Einfache Reproduzierung und Weiterleitung, Integration  in  Rechnungswesen  und Auftragsbearbeitung. Automatische  Belegzuordnung und Archivierung.

  • Alle Dokumente auf einen Blick
  • Ortsunabhängig verfügbar
  • Automatische Belegzuordnung
  • Volltextsuche
  • gesetzeskonforme Archivierung

Beteiligungsmanagement

Verwaltung aller Unternehmensbeteiligungen Ihrer Unternehmensgruppe. Sie erhalten einen vollständigen Überblick über das Beteiligungsportfolio. Verflechtungen innerhalb der Konzernstruktur werden dokumentiert, Beziehungen der einzelnen Gesellschaften historisiert und rückverfolgbar abgebildet. Wir liefern  Ihnen wertvolle Informationen,  mit denen Sie Ihre Beteiligungsstrukturen überwachen und erfolgreich weiterentwickeln können.

Im Beteiligungsmanagement, werden alle wichtigen Stammdaten und Kennzahlen der einzelnen Gesellschaften sowie deren Beteiligungen, Kapitalgeber, Mandate und Gremien zentral verwaltet und übersichtlich miteinander verknüpft. Die zentrale, browserbasierte Lösung garantiert einen einheitlichen, aktuellen Datenstand. Sämtliche Daten und Dokumente werden beim Speichern stichtagsbezogen historisiert. Veränderungen und Versionsstände sind somit jederzeit nachvollziehbar. Per Knopfdruck lässt sich die gesamte Beteiligungsstruktur auf einen beliebigen Zeitpunkt zurücksetzen, so dass Sie jederzeit Zugriff auf den Ist-Zustand der Struktur zu einem gewünschten Datum in der Vergangenheit haben. Zusätzlich lässt sich die Lösung schnell und unkompliziert an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen.

  • Zentrale Datenbank
  • Visualisierung der Konzernstruktur
  • Gremien- und Mandantenverwaltung
  • Fristen, Termine und Eskalationsmanagement
  • Umfangreiche Reports und Recherchefunktionen

Legal Matter Management

Mit Legal Matter Management vereinfachen Sie die Verwaltung ihrer Rechtsangelegenheiten (Matters) in Form von digitalen Akten. Damit optimieren Sie die Informationsrecherche, die interne und externe Zusammenarbeit, die Fristenkontrolle, eine automatisierte Dokumentation sowie die sichere Aufbewahrung. Erweiterungen wie eine Wissensdatenbank oder die digitale Signatur führen zu mehr Effizienz und Qualität der Arbeitsprozesse.

Legal Matter Management bezeichnet die Dokumentation und Verwaltung von Rechtsangelegenheiten in einer Rechtsabteilung. Beispiele für Angelegenheiten („Matters“) sind gerichtliche bzw. außergerichtliche Streitigkeiten, juristische Beratungen oder die Ausarbeitung einer Geheimhaltungsvereinbarung. Zu jeder Angelegenheit fallen Daten und Dokumente an: Korrespondenz, Protokolle, Rechnungen, Beschlüsse, Recherche Ergebnisse, Gutachten, Bilder, Auswertungen usw. Unternehmensjuristen legen Akten an, um die Vorgänge und Dokumente zu jeder Angelegenheit strukturiert abzulegen. Der Aufwand, Papierakten zu pflegen und Informationen über Kopien zu verteilen, ist enorm. Die Ablösung papiergebundener Akten durch digitale Akten vereinfacht und optimiert Ihr Legal Matter Management.

  • Fristenverwaltung
  • Änderungen nachvollziehen
  • Sicherheit und Platzersparnis
  • Mobiler Zugriff