Digitales Hinweisgebersystem

Laut EU-Richtlinie 2019/1937 (v. 23.10.19) sind ab dem 17. Dezember 2021 Unternehmen ab 250 Mitarbeitern verpflichtet, einen internen Meldekanal einzurichten, durch den die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewahrt bleibt. Digitale Hinweisgebersysteme ermöglichen diese anonyme Kommunikation mit dem Hinweisgeber (engl. Whistleblower). 

Welchen Nutzen hat ein digitales Hinweisgebersystem?

Das Hinweisgebersystem (Whistleblower-System) ist eine digitale Kommunikationsplattform, die Hinweisgebern eine anonyme Übermittlung von Nachrichten an das Compliance Management ermöglicht. Über ein temporäres, digitales Postfach kommuniziert das Compliance Management mit dem anonymen Hinweisgeber, um Stichhaltigkeit und Relevanz der Hinweise zu prüfen.

Regelverstöße einzelner Mitarbeiter können schwerwiegende, geschäftsschädigende Auswirkungen und rechtliche Konsequenzen für Ihr Unternehmen nach sich ziehen. Im Worst Case stehen Reputation, finanzielle Stabilität sowie die Arbeitsplatzsicherheit der gesamten Belegschaft auf dem Spiel. Frühe Hinweise Ihrer Mitarbeiter über Regelverstöße helfen Ihnen dabei, rechtzeitig Maßnahmen zur Schadensbegrenzung umzusetzen. Ihr Unternehmen kann aus Regelverstößen lernen und interne Unternehmensprozesse und -strukturen weiter optimieren. Mitarbeiter zu Preisgabe von Hinweisen an eine interne Stelle zu motivieren, ist daher eine sinnvolle Komponente der unternehmensweiten Compliance-Strategie.

Vertrauenswürdige Meldeplattform

Eines der Hauptmerkmale unseres Hinweisgebersystems ist die verlässliche Sicherstellung der Anonymität durch einen externen Betreiber. Je sicherer der Mitarbeiter das System einschätzt, desto eher ist er bereit, Hinweise abzugeben. Das Hinweisgebersystem garantiert höchsten Datenschutz, Datensicherheit und Anonymitätssicherung. Die digitale Meldeplattform schützt nicht nur den Hinweisgeber (Mitarbeiter, Kunde, Zulieferer etc.), sondern bewahrt auch das Unternehmen vor Reputationsschäden und finanziellen Risiken. Der Hinweisgeber erfasst einen neuen Hinweis über die Meldeplattform und kann mithilfe einer automatisch generierten Hinweis-ID über ein anonymes Postfach mit dem Hinweisempfänger (Compliance-Verantwortlicher) kommunizieren. Die otris software AG, als neutrale Instanz, betreibt die Meldeplattform in der Cloud und garantiert die Anonymität aller Beteiligten. Sowohl die Meldungsinhalte als auch die Kommunikation zwischen dem Whistleblower und dem Hinweisempfänger ist hochverschlüsselt. Hinweise müssen aber nicht immer negativ sein. Ihr Unternehmen kann das Hinweisgebersystem auch erweitert nutzen und Mitarbeiter zu anonymen oder nicht anonymen  Verbesserungsvorschlägen motivieren.

Case-Management

Neben der Meldeplattform beinhaltet das Hinweisgebersystem ein flexibel konfigurierbares Case-Management, welches die Bearbeitung und fristgerechte Nachverfolgung eingehender Hinweise erleichtert. Eine Eingangsbestätigung muss laut EU-Hinweisgeberschutz-Richtlinie spätestens nach 7 Tagen und eine Rückmeldung spätestens nach 3 Monaten beim Hinweisgeber eingegangen sein. Ihr Compliance-Team kommuniziert ausgehend vom Case-Management über einen anonymen Postkasten mit dem Hinweisgeber, um Stichhaltigkeit und Relevanz des Hinweises zu prüfen. Die gemeldeten Hinweise werden innerhalb des Case-Managements dokumentiert, bewertet und konsequent weiterverfolgt. Sie als Betreiber des Case-Managements entscheiden, ob die Plattform On-Premises in Ihrem Unternehmen oder in der Cloud betrieben wird. Die unterschiedlichen Hinweise können spezifischen Themen zugeordnet und vielfältig kategorisiert werden. Ein konfigurierbares Dashboard bietet eine Übersicht über Bearbeitungsstatus, Relevanz und Thematik der Hinweise. Beteiligte können spezifischen Compliance-Mitarbeitern Aufgaben zuweisen und die Abarbeitung der Hinweise systematisch nachverfolgen.