EASY im Kunsthistorischen Museum

Kunsthistorisches Museum Wien

Es zählt zu den größten und bedeutendsten Museen der Welt, wurde 1891 eröffnet und wird jährlich von rund 1,4 Mio. Menschen besucht. Damit ist das KHM das weitaus meistbesuchte Museum Österreichs. Für die Archivierung und das Dokumentenmanagment setzt man auf EASY. Die Implementierung erfolgte durch easy competence.

 

AUSGANGSSITUATION RECHNUNGSLAUF

Insgesamt 12.000 Rechnungen jährlich wurden in den Standorten Wien und Innsbruck mehrfach kopiert und an die ca. 300 dafür verantwortliche Personen verteilt. Die Freigabe der Rechnungen erfolgt auf unterschied- lichen Ebenen. Sie wurden vom Sekretariat zur inhaltlichen Freigabe an die Sachbearbeitung übergeben. Die kontrollierten Belege wanderten zur Abteilungsleitung und in weiterer Folge an die Buchhaltung. Birgit Wissiak, Leiterin Buchhaltung und Finanzen:  „Das Prozedere der Rechnungsfreigabe wirkte sich stark negativ auf die Durchlaufzeit und die Einhaltung von Zahlungszielen aus.“

Wurde von Lieferanten nach Ablauf des Zahlungszieles nachgefragt, so wusste man nie, wo sich welche Rechnung zur Freigabe gerade befindet. 2008 war es nun Zeit die Prozesse zu vereinfachen.

ENTSCHEIDUNG PRO EASY

Nach der genauen Recherche, welche Lösungen es am Markt gibt, entschied man sich für EASY als Archivierungs- und Dokumentenmanagement Lösung. Entscheidend waren einerseits die revisions- sicheren Features der Lösung, andererseits die tiefe Integrationsmöglichkeit in Microsoft Dynamics NAV. Die Implementierung erfolgte durch die easy competence GmbH. [weiterlesen]