SAP-integrierte Eingangsrechnungsverarbeitung bei der BBRZ Gruppe

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Österreichischer Dienstleister im Bereich Bildung und beruflicher Rehabilitation automatisiert interne Rechnungsfreigabe über Web Interface mit der WMD xSuite for SAP und bindet damit alle Beschäftigten in den Workflow ein. Aufgabe der easy competence war die Umsetzung der Daten-Extraktion mit Kofax sowie der laufende Support.

Die BBRZ GRUPPE zählt zu Österreichs bedeutendsten Dienstleistern auf dem Gebiet Bildung, beruflicher Rehabilitation und Integration. Entstanden ist sie aus dem 1960 gegründeten Berufsförderungsinstitut Oberösterreich und dem 1975 eröffneten Beruflichen Bildungs- und Rehabilitations-Zentrum Linz. Die Unternehmensgruppe umfasst heute zwölf Teilgesellschaften mit einem äußerst breiten Dienstleistungsspektrum, von der Erwachsenenbildung über Rehabilitationseinrichtungen bis hin zu produzierenden Betrieben in geschützten Arbeitsbereichen. Die Organisationen arbeiten für unterschiedliche Zielgruppen und Auftraggeber, sind aber verbunden durch den generellen Auftrag, Bildung, Beschäftigung und die berufliche Integration zu fördern.

Aufgrund ihrer heterogenen Struktur ist die BBRZ Gruppe über ganz Österreich verteilt, insgesamt gibt es rund hundertachtzig Standorte. Da liegt es auf der Hand: Wenn alle Niederlassungen ihre Eingangsrechnungen lokal entgegen- nehmen, intern prüfen und dann erst an das zentrale Rechnungswesen in Linz weitergeben, wird der Rechnungsfluss schwerfällig und Skontofristen können allzu oft nicht eingehalten werden.

„Uns fehlte lange Zeit der Überblick darüber, welche Eingangsrechnungen bereits im Umlauf sind“, erklärt Markus Stadler, Leiter Finanzwirtschaft der BBRZ-Gruppe. Der SAP-Anwender suchte daher eine Lösung, um Freigabe- workflows automatisiert, auf digitalem Weg und innerhalb des ERP-Systems ablaufen zu lassen. Mit WMD xFlow Invoice, einer Produktkomponente der WMD xSuite, fand man Ende 2011 die geeignete Lösung.

SAP-integriert arbeiten heißt: Kein Paralleluniversum schaffen

Dieter Lamb, Leiter der Abteilung IT-Fachsysteme in der BBRZ-Gruppe: „Auf der Suche nach einer geeigneten Technologie haben wir uns verschiedene Standardlösungen angesehen, darunter WMD xFlow Invoice. Viele Anbieter setzen für solche Workflows ja auf Microsoft Sharepoint als Basis. Das Problem dabei: Für die administrativ mit der Rechnungsbearbeitung beschäftigten Anwender schafft man dadurch ein Paralleluniversum, da diese ja ausschließlich im SAP ERP-System arbeiten. Ist die Lösung hingegen SAP-integriert muss man ihnen nichts weiter erklären, der Schulungsaufwand ist extrem niedrig.“

Größter Pluspunkt bei xFlow Invoice war nach Ansicht von Dieter Lamb zudem die Möglichkeit einer Rechnungsfreigabe per Web Interface. So benötigt das Unternehmen für die Rechnungsfreigeber keine weiteren Lizenzen für das ERP-System. Denn primär arbeiten nur die Einkäufer und Buchhalter direkt mit der SAP ERP-Anwendung, standardmäßig also jene Rollen, die administrativ mit Rechnungen zu tun haben. Die freigebenden Personen hingegen sind in der Regel keine SAP-Nutzer; mit über 90 Prozent stellen sie den Großteil der Workflowteilnehmer in der Holding-Gesellschaft sowie allen Tochtergesellschaften dar.

Flüchtige Gruppe von Freigebern erfordert schnellen Rechnungsdurchfluss

Die Einführung startete 2011 in der Holding-Gesellschaft am Standort Linz. Anschließend wurde im zweimonatlichen Schritt ein neuer Buchungskreis hinzugefügt. Technisch gesehen war die Implementierung nicht kompliziert, sie stellte das BBRZ jedoch vor organisatorische Herausforderungen. Der österreichische WMD-Partner frontworx, der das Projekt beim BBRZ durchführte, musste die WMD-Software auf jeweils unterschiedliche Geschäftsabläu-fe, divergierende Arten der Freigabeprozedur und verschieden große Gruppen anzubindender Freigeber anpassen. Die Besonderheit in diesem Projekt zudem: Die Mitarbeiter und Verantwortlichkeiten beim BBRZ ändern sich sehr oft, da Rechnungen auf Maßnahmen und Kurse eintreffen, die es als Objekt nur für kurze Zeit gibt. Für ein Jahr etwa ist Person A für einen Kurs verantwortlich, im nächsten Jahr gibt es hunderte anderer Kurse, für die wiederum ganz andere Personen zuständig sind. Deshalb war es so wichtig, über eine elektronische Workflow-Lösung schnelle Rechnungsdurchläufe zu ermöglichen und Stati von Freigaben transparent darzustellen.

Alle 3.000 Beschäftigten an den Workflow angebunden

Seit 1. Januar 2012 ist die Lösung in acht Buchungskreisen der Konzerngesellschaften produktiv im Einsatz. Als Erfassungskomponente wurde im Zuge des Projektes Kofax Transformation Modules eingeführt. Es gibt zentral in Linz eine Poststelle mit zwei Scanstationen, an welche die Kreditoren ihre Rechnungen nun schicken. Dort werden die jährlich rund 70.000 Eingangsdokumente gescannt und im SAP Content Server abgelegt. Der Abgleich mit den Lieferantenstammdaten erfolgt über xFlow Interface. Anschließend startet der Workflow an die jeweiligen Freigeber. Jeder der knapp 3.000 Beschäftigten der BBRZ Gruppe hat per Web Interface Zugang zu WMD xFlow Invoice. Die Beteiligten sind, quer durch alle Funktionsbereiche, begeistert. „Seit Einführung des WMD-Systems können wir jede Skontofrist einhalten und haben vollständige Transparenz über alle Vorgänge“, freut sich der Leiter Finanz- und Rechnungswesen Stadler.

Für die zunehmende Anzahl elektronisch eintreffender Rechnungen im PDF-Format will das Unternehmen künftig ebenfalls eine Lösung der WMD einsetzen. Hierfür steht die Systemschnittstelle xFlow Interface Mail zur Verfügung. Sie entnimmt die E-Mails, Rechnungen und Anlagen automatisiert aus einem vordefinierten Empfängerpostfach und übergibt sie direkt in den Workflow-Prozess innerhalb von SAP.

PDF zum Download

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BBRZ Anwenderbericht