Vertragsmanagement

Die Arbeit mit Akten und Dokumenten kostet Unternehmen viel Zeit und Geld. Verträge, zugehörige Korrespondenz oder Aktennotizen werden oft an unterschiedlichen Stellen verwaltet. Sachbearbeiter können auf wichtige Inhalte meistens dann nicht schnell genug zugreifen, wenn sie dringend benötigt werden. Digitale Vertragsakten sind daher die intelligente Alternative für eine papierlose Dokumentenverwaltung.

Vertragsmanagement mit EASY CONTRACT macht die Verwaltung und Verarbeitung von Verträgen schneller, effizienter und zuverlässiger. Alle vertragsrelevanten Dokumente werden mit weiteren spezifischen Informationen zu einer ständig verfügbaren digitalen Vertragsakte zusammengefasst und verknüpft Informationen und Anlagen stehen allen Berechtigten einheitlich und lückenlos zur Verfügung. Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen werden automatisch überwacht.

  • Ordnungsgemäße Vertragsbearbeitung sichergestellt

    Durch das Delegieren von Aufgaben und eine Vertreterregelung ist die ordnungsgemäße Vertragsbearbeitung jederzeit sichergestellt. Detaillierte Schreib- und Leserechte schützen Sie vor unsachgemäßem Umgang mit Ihren vertraulichen Vertragsdokumenten.
    Übersicht durch Dokumentenmanagement und Workflow
    EASY CONTRACT ist multiplattformfähig und offen zu anderen Systemen. Es lässt sich individuell an vorhandene Systemarchitekturen, Datenbankstrukturen und Workflows anpassen. Die Bedienung im Browser ist leicht und selbsterklärend.

    Beschleunigte Prozesse

    EASY CONTRACT bietet standardisierte Vorlagen, z. B. für Miet-, Kauf- und Dienstleistungsverträge. Das teamübergreifende Dokumentenmanagement sorgt etwa beim Versionieren, Aus- und Einchecken sowie bei der Ad-hoc-Versendung für Schnelligkeit. Darüber hinaus sorgt EASY CONTRACT standortübergreifend für die Einhaltung der vorgegebenen Genehmigungsworkflows und minimiert die sonst üblichen Zeitverluste.

    Vielfältige Recherchemöglichkeiten

    Durch die Ablage der Verträge und der zugehörigen Unterlagen im zentralen Dokumentenmanagement-System ergeben sich vielfältige Recherchemöglichkeiten - etwa durch Volltextsuche. Durch die zentrale Ablage lassen sich Zugriffsrechte übersichtlich administrieren.

  • Revisionssichere Archivierung

    Die revisionssichere Archivierung der Vertragsdokumente kann durch das Dokumenten-Management-System weitgehend automatisiert werden.
    Termine automatisch überwachen
    Das Tool zur Fristenkontrolle von EASY CONTRACT erlaubt die Vorgabe mehrerer Fristen mit Vorfristen in jedem Vertrag. Die Termine werden überwacht und bei Überschreitung setzt ein mehrstufiges Eskalationsverfahren ein. Als zusätzliche Sicherheit können Vertretungsregelungen für Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter definiert werden.

    Verlässliche Liquiditätsplanung

    EASY CONTRACT bietet wirksame Instrumente für eine valide Liquiditätsplanung. So können Sie zum Beispiel mehrere Zahlungspläne pro Vertrag erstellen. EASY CONTRACT unterscheidet zwischen Budget und Planzahlen und liefert aggregierte Auswertungen der Zahlungspläne über mehrere Verträge und Vertragsarten.

    Vorteile auf einen Blick

    • Schnelles Auffinden der Informationen
    • Überwachung von Vertragslaufzeiten
    • Automatisierte Eskalationsmöglichkeiten
    • Einhaltung von Fristen
    • Übersicht aller Vertragsparameter
    • Detaillierte Sicht auf  Vertragspartner
    • Abbildung von Unternehmensstrukturen
    • Sicherheit bei vertraulichen Vertragsdokumenten