Eingangrechnungen

Während die herkömmliche manuelle Bearbeitung lange Durchlaufzeiten, zahllose Kopien, ewige Recherche nach Rechnungen und aufwendige Ablagetätigkeiten zur Folge hat, steht die elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung für hohe Prozessqualität, Transparenz und Schnelligkeit.

Eingehende Rechnungen erreichen einen Großteil der Unternehmen noch immer papiergebunden. Dabei müssen die Fakturen häufig von mehreren Personen im Haus auf ihre Richtigkeit geprüft und freigegeben werden. Spätestens dann, wenn die beteiligten Personen verteilt an unterschiedlichen Standorten sitzen und die Unterlagen womöglich noch mit der Post verschickt werden müssen, wird jeder Rechnungsprüfungsprozess zur nervenaufreibenden Bewährungsprobe. Folge sind oftmals nicht wieder auffindbare Rechnungsbelege sowie zu lange Bearbeitungszeiten Es droht der Verlust von Skonto, Transparenz und Servicequalität.

Die Eingangsrechnungsbearbeitung zählt somit zu den Kernprozessen eines Unternehmens und war bisher mit erheblichen personellen und finanziellen Ressourcen verbunden.

  • Kostensenkung und Qualitätsgewinn

    Was zunächst wie die Quadratur des Kreises anmutet, ist für jede Buchhaltung ein Gewinn in mehreren Dimensionen. Mit EASY INVOICE werden transparente Standard-Prozesse eingeführt, welche die Bearbeitungszeiten von Eingangsrechnungen deutlich reduzieren und gleichzeitig Mitarbeiter von fehlerträchtigen Routine-Dateneingaben entlasten.

    Automatisierter Rechnungseingang

    EASY INVOICE automatisiert Ihren Rechnungseingang weitestgehend, da es sämtliche wichtigen Prozesse abdeckt: Erfassung, Datenabgleich, Verifizierung, Kontierung, Freigabe, Buchung, Recherche und die zuverlässige, revisionssichere Ablage. Dabei werden Papierrechnungen und bereits digital einlangende Rechnungen verarbeitet.

  • Transparenter Workflow

    Der Kernprozess von EASY INVOICE basiert auf der elektronischen Prozesssteuerung (Workflow) des gesamten Vorganges. Sachbearbeiter, Kostenstellenverantwortliche und Buchhalter bekommen Ihre Vorgänge automatisch zugestellt und können sich auf Ihre Aufgaben in der Bearbeitungskette voll konzentrieren. Eine automatische Erinnerungs-Mail bindet auch „Gelegenheitsanwender“ sehr einfach in die Bearbeitung von Eingangsrechnungen mit ein. Die Transparenz des Systems verhindert das Liegenbleiben von Vorgängen aufgrund von plötzlicher Erkrankung von Mitarbeitern. Sämtliche Tätigkeiten werden protokolliert und nach der Verarbeitung als PDF mit der Rechnung archiviert.

    Vorteile auf einen Blick

    • Verbesserte Arbeitsprozesse
    • Permanenter unternehmensweiter Zugriff
    • automatischen Erfassung und Kontrolle der Eingangsrechnungen
    • Positionsbezogene Konten- und Kostenstellenzuordnung
    • Komplettübersicht aller Rechnungen
    • Verkürzung des Rechnungsdurchlaufes
    • Nachvollziehbarkeit der Vorgänge
    • Revisionssichere Archivierung der Eingangsrechnungen
    • Vollständig web-basierte Anwendung